Was sind Vertriebsteams?
Unter Vertriebsteams versteht man mehrere Mitarbeitende, die gemeinsam das Ziel verfolgen, Produkte oder Dienstleistungen an Kunden zu verkaufen. Dabei arbeiten sie entlang einer strategisch ausgearbeiteten Vertriebsstruktur, in der jede Person eine bestimmte Rolle übernimmt – vom Erstkontakt mit potenziellen Kunden bis zur langfristigen Betreuung bestehender Kundenbeziehungen.
Typische Rollen im Vertrieb
Vertriebsleiter
Der Vertriebsleiter übernimmt die Gesamtverantwortung für die Vertriebsstrategie und die Zielerreichung des gesamten Teams. Er ist nicht nur für das Ziele setzen und erreichen sowie das Reporting gegenüber der Geschäftsführung zuständig, sondern auch für die Motivation, Entwicklung und Führung der Vertriebsmitarbeiter. Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist es, klare Strukturen und Prozesse vorzugeben und eine offene Feedbackkultur zu etablieren.
Account Manager
Account Manager kümmern sich um bestehende Kundenbeziehungen. Sie bauen Vertrauen auf, analysieren den Bedarf und sorgen dafür, dass Kunden nicht nur zufrieden, sondern begeistert sind. Neben dem klassischen Verkauf gehört auch das Cross- und Upselling zu ihren Aufgaben, um den Kundenwert langfristig zu steigern.
Sales Development Representative (SDR)
Ein SDR ist für die Identifizierung und Qualifizierung von potenziellen Neukunden verantwortlich. Diese Rolle ist essenziell für die Leadgenerierung im Vertrieb und das Füttern des Vertriebstrichters. SDRs arbeiten eng mit dem Marketing und den Account Executives zusammen, um vielversprechende Kontakte zu bewerten und weiterzugeben.
Customer Success Manager
Der Customer Success Manager stellt sicher, dass der Kunde nach dem Kauf erfolgreich mit dem Produkt oder der Dienstleistung arbeitet. Er ist Ansprechpartner für Fragen, unterstützt bei der Einarbeitung und kümmert sich um die langfristige Kundenbindung. Besonders im SaaS- oder Abo-Modell ist diese Rolle zentral für niedrige Kündigungsraten.
Innendienst und Außendienst
Der Innendienst agiert meist vom Büro aus und übernimmt administrative Aufgaben, telefonischen Kundenkontakt und Angebotsmanagement. Der Außendienst hingegen trifft Kunden persönlich vor Ort, führt komplexere Verkaufsgespräche und baut intensive Geschäftsbeziehungen auf – besonders im B2B-Bereich eine wichtige Rolle.
Strukturelle Ebenen im Vertriebsteam
Operative Ebene
Auf der operativen Ebene findet das tägliche Vertriebsgeschehen statt: Kundenanrufe, Verkaufsgespräche, Angebotsversand, Nachfassen und Vertragsabschlüsse. Diese Ebene ist entscheidend für kurzfristige Umsatzerfolge und wird von Account Managern, SDRs und Außendienstmitarbeitern geprägt.
Taktische Ebene
Hier geht es um die mittelfristige Planung und Steuerung. Auf dieser Ebene werden Vertriebsaktionen koordiniert, neue Vertriebskanäle getestet und bestehende Prozesse optimiert. Die Mitarbeitenden arbeiten datengetrieben, um Vertriebserfolge besser vorhersagen und steuern zu können.
Strategische Ebene
Die strategische Ebene befasst sich mit der langfristigen Ausrichtung des Vertriebs. Welche Märkte sollen in Zukunft erschlossen werden? Welche Produkte müssen angepasst werden? Wie entwickelt sich die Konkurrenz? Hier liegt der Fokus auf der Weiterentwicklung des Gesamtvertriebsmodells.
Das Vertriebsteam aufbauen – Schritt für Schritt
1. Zielsetzung und Vertriebsstrategie entwickeln
Definiere zuerst, was dein Vertriebsteam erreichen soll. Geht es um Marktdurchdringung, Neukundengewinnung, Kundenbindung oder Cross-Selling bei Bestandskunden? Setze dabei auf realistische, messbare Ziele (z. B. nach dem SMART- Prinzip). Auf dieser Basis entwickelst du eine klare Vertriebsstrategie, die deinen Zielmarkt, den Vertriebsansatz (Inbound/Outbound) sowie deine Positionierung berücksichtigt.
2. Rollen und Verantwortlichkeiten der Vertriebler definieren
Jedes Teammitglied sollte eine eindeutig zugewiesene Rolle haben – vom SDR über den Account Manager bis zum Customer Success Manager. Klare Verantwortlichkeiten verhindern Doppelarbeit, steigern die Effizienz und fördern die Eigenverantwortung. Erstelle ein Organigramm und kommuniziere Aufgaben und Zuständigkeiten transparent im Team.
3. Recruiting: Die richtigen Talente einstellen
Rekrutiere nach Fachkompetenz, aber auch nach Soft Skills wie Kommunikationsstärke, Selbstmotivation und Teamfähigkeit. Nutze strukturierte Interviews, Rollenspiele und Sales-Tests, um herauszufinden, ob ein Kandidat zur Vertriebs-DNA deines Unternehmens passt. Achte auch auf kulturelle Passung und Lernbereitschaft.
4. Onboarding und Schulung
Ein effektives Onboarding-Programm sorgt für einen schnellen Start. Vermittle nicht nur Produktwissen, sondern auch Vertriebsmethoden, Tools, Prozesse und Kundenverständnis. Kombiniere E-Learnings, Präsenztrainings und Mentoring. Kontinuierliche Weiterbildung ist ebenfalls entscheidend – Vertrieb ist ein dynamisches Feld.
5. Tools und Infrastruktur bereitstellen
Stelle sicher, dass dein Team mit modernen, leistungsfähigen Tools ausgestattet ist: CRM-Systeme, E-Mail- und Anruf-Tools, Datenanalyse und Vertriebsautomatisierung. Achte darauf, dass alle Tools gut ineinandergreifen und dein Team im Arbeitsalltag unterstützt – nicht bremst.
6. Vertriebsprozesse definieren
Ein klarer Sales-Funnel mit definierten Phasen (z. B. Lead, MQL, SQL, Opportunity, Abschluss) hilft deinem Team, strukturiert zu arbeiten. Lege genau fest, was in jeder Phase passieren muss, und stelle sicher, dass jeder diese Prozesse versteht und lebt. So entsteht Skalierbarkeit und Qualität im Vertrieb.
7. Ziele messen und Performance analysieren
Nutze KPIs im Vertrieb wie Abschlussrate, durchschnittlicher Deal-Wert, Sales-Zyklus-Dauer oder Forecast-Genauigkeit, um Fortschritte objektiv zu bewerten. Mithilfe von Dashboards und regelmäßigen Reportings erkennst du frühzeitig, was funktioniert und wo du nachsteuern musst. Gute Analyse ist die Grundlage für stetige Verbesserung.
Best Practices: Wie entsteht eine effiziente Vertriebsstruktur im Team?
1. Kundenzentrierte Segmentierung
Strukturiere dein Vertriebsteam entlang klar definierter Kundensegmente – etwa nach Branche, Unternehmensgröße, Umsatzpotenzial oder geografischer Region. So kannst du individuelle Strategien pro Segment entwickeln und dein Team auf die jeweiligen Bedürfnisse der Kunden ausrichten.
2. Teamstruktur nach Vertriebsphasen
Teile dein Team so auf, dass jede Phase im Verkaufsprozess von Spezialisten betreut wird. Beispielsweise SDRs für Lead-Generierung, Account Executives für Abschlüsse und Customer Success Manager für die Nachbetreuung. Diese Spezialisierung schafft Effizienz, Expertise und steigert die Abschlussquote.
3. Kommunikation und Schnittstellen definieren
Definiere klare Prozesse für die Übergabe von Leads, interne Absprachen und den Informationsfluss zwischen Vertrieb, Marketing und Service. Tools wie CRM-Systeme und regelmäßige Meetings sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind – das reduziert Missverständnisse und Reibungsverluste.
4. Verantwortlichkeiten und Eskalationsstufen
Jede Rolle im Vertriebsteam sollte klar abgegrenzt sein. Ebenso wichtig ist es, Eskalationsstufen festzulegen: Wer übernimmt bei Rückfragen, wer entscheidet bei Sonderfällen, und wie erfolgt das Reporting? Eine saubere Struktur sorgt für schnelle Entscheidungswege und reibungslose Abläufe, besonders in stressigen Phasen.
Wie führt man ein erfolgreiches Vertriebsteam langfristig?
1. Klare Ziele und Motivation
Setze realistische, smarte Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) – sowohl auf Team- als auch auf individueller Ebene. Kommuniziere diese Ziele regelmäßig in Meetings und sorge für Transparenz bei Zielerreichung. Motivation entsteht nicht nur durch Provisionen oder Boni, sondern auch durch persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, regelmäßige Anerkennung und ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld.
2. Regelmäßiges Feedback und Coaching
Führe wöchentliche Team-Stand-ups, Einzelgespräche und gezieltes Coaching durch, um individuelle Stärken zu fördern und Schwächen frühzeitig zu erkennen. Feedback sollte konstruktiv, zeitnah und lösungsorientiert sein. Durch individuelles Coaching stärkst du nicht nur die Leistung, sondern auch die Bindung deiner Mitarbeitenden an das Unternehmen.
3. Transparenz durch Kennzahlen schaffen
Erstelle ein zentrales Dashboard mit den wichtigsten Vertriebskennzahlen wie Conversion Rate, Lead-zu-Opportunity-Quote oder durchschnittliche Deal-Größe. Wenn alle Teammitglieder dieselben Daten einsehen können, entsteht nicht nur Transparenz, sondern auch Eigenverantwortung und positiver Leistungsdruck. Gemeinsames Verständnis für die Zahlen erleichtert auch die Priorisierung im Tagesgeschäft.
4. Zusammenarbeit fördern
Ein starkes Vertriebsteam ist mehr als die Summe seiner Einzelspieler. Fördere Austausch und Teamgeist – etwa durch gemeinsame Zielerreichung, gegenseitige Unterstützung bei Leads oder Best Practices. Digitale Tools oder interne Wissensdatenbanken erleichtern den Wissenstransfer und stärken die Kommunikation. Auch informelle Formate wie virtuelle Kaffeepausen oder Team-Offsites sind hilfreich.
5. Leadership leben
Als Vertriebsleiter solltest du mit gutem Beispiel vorangehen. Zeige Verlässlichkeit, Entscheidungsfreude und offene Kommunikation. Gute Führung bedeutet auch, präsent zu sein, bei Herausforderungen zu unterstützen und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende sicher fühlen, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Fördere aktiv eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung.
Fazit: Mit Struktur und Strategie ein erfolgreiches Vertriebsteam aufbauen
Der Aufbau eines erfolgreichen Vertriebsteams erfordert weit mehr als nur die Einstellung guter Verkäufer. Du brauchst eine klare Strategie, definierte Rollen, eine strukturierte Vertriebsarchitektur und ein starkes Führungskonzept. Nur wenn alle Zahnräder ineinandergreifen – von der Zielsetzung über das Onboarding bis hin zur kontinuierlichen Entwicklung – wird dein Vertriebsteam leistungsfähig, motiviert und skalierbar.
Dabei kommt es nicht auf die Größe des Teams an, sondern auf die Qualität der Zusammenarbeit, die Effizienz der Prozesse und die Klarheit der Kommunikation. Mit der richtigen Vertriebsstruktur legst du das Fundament für nachhaltiges Wachstum und langfristige Kundenbeziehungen.
Wenn du diese Prinzipien beherzigst und dein Team kontinuierlich weiterentwickelst, steht deinem Erfolg im Vertrieb nichts mehr im Weg.
Gerne beantworten wir deine offenen Fragen und informieren dich über den Ablauf unserer Programme:
Häufig gestellte Fragen zum Aufbau eines Vertriebsteams
Wie viele Personen braucht ein effektives Vertriebsteam?
Die ideale Teamgröße hängt stark von deinem Geschäftsmodell, dem Verkaufszyklus und der Anzahl potenzieller Kunden ab. Für den Start reichen oft 2–3 Mitarbeitende, die unterschiedliche Kernrollen abdecken – etwa Lead-Generierung, Verkaufsgespräche und Kundenbetreuung. Wichtig ist, dass jeder eine klare Verantwortung trägt und die Kommunikation reibungslos läuft.
Welche Tools sind für den Vertrieb besonders wichtig?
Ein leistungsfähiges CRM-System wie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive ist unverzichtbar. Ergänzend brauchst du Tools zur Lead-Recherche (z. B. LinkedIn Sales Navigator), zur E-Mail-Automatisierung, Terminplanung (z. B. Calendly), sowie Reporting- und Analyse-Werkzeuge, um KPIs im Blick zu behalten. Je besser diese Tools integriert sind, desto effizienter arbeitet dein Team.
Wie oft sollte man Vertriebstrainings durchführen?
Regelmäßige Trainings sind essenziell, um die Fähigkeiten deines Teams aktuell zu halten. Plane mindestens ein strukturiertes Training pro Quartal ein. Kurze monatliche Sessions oder wöchentliche Coachings – z. B. zu Einwandbehandlung, Abschlussstrategien oder Produkterweiterungen – helfen, das Wissen frisch zu halten und neue Impulse zu setzen.
Was tun, wenn ein Teammitglied dauerhaft unterperformt?
Handle frühzeitig: Führe ein ehrliches Gespräch, setze konkrete Verbesserungsziele und biete Unterstützung an – etwa durch Coaching oder Mentoring. Dokumentiere die Entwicklung und gib regelmäßig Feedback. Wenn sich nach einer klar definierten Phase keine Verbesserung zeigt, kann eine neue Rolle im Unternehmen oder im Extremfall eine Trennung notwendig sein.
Welche Vertriebsstruktur ist für Start-ups am besten?
Start-ups profitieren von flachen, flexiblen Vertriebsstrukturen. Zu Beginn ist es sinnvoll, Generalisten einzusetzen, die mehrere Aufgabenbereiche abdecken. So bleibst du agil und kannst schnell auf Marktveränderungen reagieren. Sobald das Unternehmen wächst, ist es sinnvoll, das Team zu spezialisieren und klare Rollen (z. B. SDR, AE, CSM) zu etablieren.
